De opgaven waaraan we werken veranderen en het aantal netwerken in de stad neemt toe. Om daarop te anticiperen en onze ambities te kunnen realiseren is de inzet van data en slimme ICT-oplossingen onvermijdelijk. Met de juiste informatie werken wij efficiënter en effectiever. Daarnaast is het mogelijk sneller te reageren op interne en externe signalen en te anticiperen op toekomstige ontwikkelingen. De inzet van data en ICT vindt plaats op alle werkterreinen van de gemeente. In 2024 betekent dit in het bijzonder dat we aan de slag gaan met de volgende vijf onderwerpen:
- Een datagedreven en digitale organisatie, stad en regio.
- Het stimuleren van verantwoord en veilig gebruik van ICT en data.
- Integraal werken.
- Wet Open Overheid (WOO).
- Papieren archief op orde.
Naar een datagedreven en digitale organisatie, stad en regio
De laatste jaren zien we een toename in de behoefte om veiliger en verantwoorder gebruik te maken van goede data en slimme technologie om onze maatschappelijke doelstellingen te bereiken. Onder de noemer Smart Society wilden we deze beweging maximaal gaan ondersteunen. Dit vroeg vanwege de omvang en complexiteit een programmatische aanpak. Bij de verdere uitwerking is geconstateerd dat veel kansen en initiatieven zich niet beperken tot het label Smart Society. Intern zien we ook mogelijkheden om slimmer, meer datagedreven en digitaal te werken. Hierin zien we een wisselwerking. Naarmate we intern meer op deze manier gaan werken, de vaardigheden en het bewustzijn toenemen is het ook mogelijk naar buiten toe beter (samen) te werken. Deze verbreding van focus is dan ook de reden dat we verder gaan onder de programma naam: 'Naar een datagedreven en digitale organisatie, stad en regio'. We werken in het programma langs drie sporen.
1. Meewerken aan de realisatie van de opgaven
De focus ligt hier in het leveren van dataproducten, diensten en/of digitale voorzieningen. Uiteindelijk beogen we direct of indirect bij te dragen aan het realiseren van maatschappelijke baten. Voor 2024 gaat het bijvoorbeeld om Dordt-West (integrale monitor), Armoede en bestaanszekerheid (inzicht in niet-gebruik van regelingen in samenwerking met CBS), Stadsas Dordt (3D en digital twinning) en Duurzaamheid en Mobiliteit (aansluiting landelijk traject DMI voor samenwerking in digitaal ecosysteem rondom duurzame stedelijke vernieuwing).
2. Digitaal en datafundament
Dit spoor richt zich op het invullen van de benodigde randvoorwaarden op het gebied van data en digitalisering (data governance, mens & organisatie en technisch fundament). Om de kansen te kunnen verzilveren die het inzetten van data en technologie biedt, moeten de randvoorwaarden zoals privacy en veiligheid op orde zijn. In dit spoor gaat het in 2024 bijvoorbeeld om het moderniseren van ons dataplatform en het implementeren van een oplossing voor digital twinning.
3. Ontwikkeling vaardigheden
Om de kansen beter te benutten focust het derde spoor zich op de bewustwording en vaardigheden op het gebied van data en digitaal werken (digitale en datageletterdheid). In 2024 doen we dit door middel van trainingen, e-learnings en inspiratiesessies. Hier voorzien we in door middel van ons leerplatform en met behulp van externe begeleiding.
Naast dit programma zetten we ook binnen onze interne bedrijfsprocessen steeds meer in op data. Een mooi voorbeeld is het dashboard voor het thema 'Schone stad' waar we op basis van diverse cijfers en analyses sturing geven aan dit vraagstuk. De komende tijd wordt de samenwerking met HVC verder verkend zodat ook zicht is op de inspanningen en de resultaten uit de uitvoering. Deze informatie en de beleidsinhoudelijke kennis wordt meegenomen in nieuwe uitgangspunten en de operationele aansturing.
Stimuleren verantwoord en veilig gebruik van ICT en Data
Om de bewustwording van onze medewerkers te vergroten is recent een programma voor onze medewerkers gelanceerd. Daarnaast is er steeds meer aandacht voor de toegang tot panden en de beveiliging daarvan door zogenaamde slimme devices zoals camera's. Om een mogelijk ICT incident te voorkomen zijn het afgelopen jaar de bedrijfskritische processen in kaart gebracht. In 2024 helpen we de betreffende teams om hun proces weerbaar in te richten, onder andere door het houden van crisisoefeningen en het opstellen van draaiboeken die in geval van nood gebruikt kunnen worden.
Integraal werken
Wijk- en buurtgericht werken met een integrale aanpak vanuit verschillende disciplines is een tendens die de afgelopen jaren binnen de gemeente steeds prominenter aanwezig is. Daarnaast zorgt de nieuwe wet WAMS (Wet aanpak meervoudige problematiek sociaal domein) ook voor een wettelijke grondslag om over domeinen heen informatie uit te wisselen en samen te werken. We werken in 2024 aan een zo integraal mogelijk hulpmiddel, zodat collega’s vanuit verschillende expertisevelden ondersteund worden in samenwerking, regievoering en in de integrale aanpak. Deze ontwikkeling is rand voorwaardelijk voor medewerkers om de wijk- en buurtgerichte aanpak optimaal vorm te geven.
Wet Open Overheid (WOO)
Omdat onze informatiehuishouding niet volledig op orde is, belemmert dit de implementatie van de Wet Open Overheid (WOO). Daarom is een meerjarenaanpak uitgewerkt om gelijktijdig met het realiseren van de generieke, technisch benodigde voorzieningen voor de WOO, ook de informatiehuishouding binnen onze gemeente op orde te brengen. In deze aanpak zorgen we niet alleen voor het op orde brengen van de bestaande informatievoorziening, maar zorgen we er ook voor dat we deze nieuwe werkwijze borgen. Gevolg van het digitale werken is dat de verantwoordelijkheid voor traditionele archieftaken, zoals het ordenen, opslaan en vindbaar maken van informatie, steeds meer richting de werkvloer is verschoven, waardoor heldere kaders en een communicatie- en bewustwordingstraject onmisbaar zijn. In 2024 werken we de benodigde beleidskaders uit, zorgen we voor adoptie en zullen we de eerste stappen zetten om onze bestaande informatievoorziening op orde brengen.
Papieren archief op orde
Na invoering van het Klant-, Zaak- en Archiefsysteem (KZA) is een volgende stap het op orde brengen van het papieren archief. In de archiefruimten van het Stadskantoor wordt een deel van het papieren archief van de gemeente bewaard. In het nieuwe Stadskantoor, het Dordthuis, is geen archiefruimte voorzien. De archieven die nu nog in de ruimten van het Stadskantoor staan, zullen we in 2024 vervroegd schonen en overbrengen naar het depot van het Regionaal Archief Dordrecht. Voor de meer recente bouwdossiers wordt een passende oplossing gezocht.